Coworking Gràcia te propone 10 tips para planificarte el trabajo y no pasarte todo el verano en la oficina

¡Quien tenga ganas de vacaciones que levante la mano! Todos necesitamos un descanso, pero a menudo, sobre todo los que trabajan de freelance o tienen una empresa propia, no consiguen desconectar del todo del trabajo en sus días libres porque han dejado algo importante para última hora y no han podido terminarlo, porque no son capaces de delegar o bien porque no saben controlar el instinto de mirar el correo o coger una llamada.

Deberíamos estar más que acostumbrados a que los días laborales antes de irnos de vacaciones suelen ser los más frenéticos, ya que necesitamos dejar todo listo para la fecha u organizar el trabajo para otras personas que trabajan o colaboran con nosotros. Pero todo esfuerzo tiene su merecido, siempre y cuando no dejemos nada pendiente que pueda estropear nuestro descanso. ¿Cómo conseguirlo?

Hoy desde el Coworking Gràcia, hemos preparado un decálogo de 10 tips para planificarte el trabajo y no pasarte todo el verano en la oficina y te harán disfrutar al máximo de tu rato de ocio veraniego sin preocupaciones.
¡Toma nota y que este año no te pille el toro!

10 tips para planificarte el trabajo

1. Planifica las actividades y tareas
Una buena organización comienza siempre por la planificación de todas las actividades que debes realizar antes de irte de vacaciones. Aunque tengas buena memoria, no te fíes de ella en estos momentos en los que estás más estresado por conseguirlo todo, mejor escribe un listado de tareas y actividades pendientes. Un recurso útil para ir tachando lo que ya te has quitado de encima.

2. Organiza todos los recursos
Está claro que aunque lo planifiques todo y adelantes trabajo, siempre pueden surgir imprevistos que se salen de tu control. Lo mejor que puedes hacer antes de empezar las vacaciones es tomar nota de aquellas tareas que sabes que probablemente se quedarán pendientes o de las que puedan surgir en el último momento. Verifica qué puede ser necesario y con qué ayuda puedes contar. Un esquema de tareas y responsables de cada una de ellas te ayudará a salir de apuros y no tener que quedarte más días en la oficina porque haya algo que no esté terminado.

3. Delega
Aunque sabemos que cuesta, porque tenemos la tendencia querer tenerlo todo bajo control y acabamos saturándonos de trabajo, aprender a delegar es un hábito que te ayudará a gestionar mejor el tiempo. Si tienes algún colaborador de confianza, utilízalo como recurso para reemplazarte durante tus vacaciones y déjale una lista de posibles tareas que puedan surgir en tu ausencia y de a quién debe dirigirse en esta eventualidad, así como también los teléfonos, mails de contacto, direcciones y fechas importantes.

4. Planifica reuniones clave
Nunca dejes cuestiones importantes para los últimos días. Si se debes presentar la propuesta para un proyecto, hablar con alguien sobre algún aspecto importante o realizar una reunión, trata de atarlo lo antes posible para evitar tener que posponer tus vacaciones. Tienes que pensar que en estas fechas es fácil que algunos clientes con las que debemos comunicarnos estén ya de vacaciones, por lo que cuanto antes planifiques una reunión con ellos, antes podrás terminar tu trabajo o resolver contratiempos.

5. Prioriza
Si sabes identificar qué tareas son prioritarias y cuáles están en un segundo orden, te será mucho más fácil planificar tu trabajo. Y si además a cada una de las tareas le asignas un tiempo, podrás valorar cuánto tendrás que dedicarle.

6. Cumple los compromisos
La base de cualquier buena planificación es seguir al pie de la letra el plan marcado. Si lo has organizado todo y has priorizado pero no te centras en cumplir los objetivos, perderás el control sobre los tiempos de trabajo y no podrás llevar a cabo todo lo planificado en un primer momento.

7. Informa de tus vacaciones
Para evitar llamadas o mensajes en el móvil reclamándote cada dos por tres, procura informar de tus vacaciones a tus contactos principales en el trabajo, ya sean compañeros, proveedores o clientes. Además, deja programado un mensaje en el correo electrónico y/o buzón de voz para avisar a quien te esté buscando de los días en los que estarás desconectado. Así evitarás que te sigan molestando durante tu tiempo de relax. Si delegas tareas a algún colaborador en tu ausencia, incluye en el mensaje automático su nombre, cargo y teléfono para que puedan acudir a él en caso de necesidad.

8. Ordena tu puesto de trabajo
Ordenar el escritorio es ordenar la cabeza. El orden te ofrecerá una sensación de control, y es un factor que te ayudará a alejarte del estrés pre y post vacacional. Si lo tienes todo bien recogido y organizado en la mesa podrás fácilmente identificar tareas pendientes y dejar todo listo para que la vuelta al trabajo después de las vacaciones sea más sencilla y rápida.

9. No te vayas de viaje ni el mismo día que dejas de trabajar ni el siguiente
En la mayoría de casos, planificar el trabajo no ayuda a reducir el estrés de los últimos días y la fiebre prevacacional. Habitualmente, el día que empezamos las vacaciones es el mismo día que terminamos de trabajar y acumulamos un alto nivel de cansancio que nos cuesta varios días soltar. Así que viajar el mismo día que dejas de trabajar o el siguiente no es buena idea. Deja un día de descanso entre medias para cargar las pilas y no arrastres trabajo hasta el último momento, sólo así te irás de vacaciones mucho más tranquilo y con las energías necesarias.

10. Prepárate para desconectar
Y ahora, atención: que hayas planificado el trabajo para no pasar todo el verano en la oficina, no quiere decir que vayas a desconectar del todo. Si eres un adicto al mail y al móvil y eres de los que se dejan llevar por un sentimiento de culpabilidad cuando no coge llamadas o no revisa el correo electrónico, no aprovecharás al máximo los días de descanso. ¡Así que mentalízate para desconectar y pon a prueba tu capacidad de resistir a tentaciones que tan poco te convienen!

Está claro que irse de vacaciones es imprescindible para cualquiera para reparar cuerpo y mente. Así que sigue estos 10 tips para planificarte el trabajo y no pasarte todo el verano en la oficina que te dejamos desde Coworking Gràcia: así conseguirás planificar, priorizar, delegar y disfrutar de tus días libres. ¡Felices vacaciones!

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